Офис-менеджер, секретарь

Прием телефонных звонков, оформление командировок сотрудников и встреч гостей – билеты, гостиницы, такси; оформление документов – командировочное, служебное задание; реестр командировок, административная поддержка других отделов – регистрация счетов, контрактов, услуги почты, услуги курьера, решение необходимых проблем, связанных с проживанием иностранных работников в съемных квартирах (поиск квартиры, арендная плата, уборка квартиры, проблемы с соседями и др.), отслеживание своевременной оплаты за товары и услуги (электричество, теплоэнергия, водоснабжение, вывоз мусора, телефонные линии, мобильная связь, почтовые услуги, обслуживание электрооборудования, ремонт помещений и оргтехники и т.д.), осуществление закупок для офиса – кафетерия, салфетки, туалетная бумага, чистящие и моющие средства, хоз.инвентарь, канцтовары, комплектующие для оргтехники, другие необходимые товары; при необходимости осуществление закупок для склада и сервиса, оформление реестра счетов на оплату; сбор всех документов (оригиналы счетов, накладные, АВР, сч/фактуры) от поставщиков, функционирование филиала – организация и контроль за уборкой офиса, склада, сервисной базы и прилегающей территории, вывоз мусора с территории, организация обслуживания и ремонтных работ для оборудования и инженерных систем, поддержание контактов с организациями, осуществляющими проектирование и монтаж инженерно-технических систем и объектов, ведущих ремонт и строительство, контроль за строительством, осуществление в связи с этим согласований в соответствующих организациях (администрация, Водоканал, Тепловые Сети, Управление пожарной охраны, Управление ГО и ЧС, Санэпиднадзор и т.д.), поддержание контактов с поставщиками товаров и услуг, при необходимости поиск новых поставщиков с лучшими условиями или сроками поставки, подготовка договоров для подписания Генеральным директором, сбор всех личных документов новых работников, помощь в оформлении необходимых документов (заявления на банковские карты), при необходимости помощь в поиске жилья, поддержание техники пожарной безопасности (соблюдение условий, наличия необходимых средств защиты), безопасности труда, ведение журнала по технике безопасности, помощь в организации мероприятий (встречи, тренинги, корпоративные мероприятия), работа с корпоративным автопарком

Перевод текстов с английского на русский и русского на английский (технические, экономические тексты).

Принятие и распределение телефонных звонков, обеспечение документооборота компании: входящая и исходящая корреспонденция, электронная почта, работа с факсом, мини-АТС, контроль документооборота между офисом и подразделениями, оформление почтовых отправлений, оформление командировок, заказ ж/д и авиа билетов, бронирование гостиниц, обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (приемка, учет, хранение и выдача), прием посетителей в офисе, выполнение служебных поручений руководителя, поиск и анализ информации для руководителей, подготовка кратких отчетов, подготовка и оформление управленческо-распорядительные документов, рассылка, учет, ознакомление и хранение распоряжений и приказов, оформление виз для сотрудников, перевод и редактирование договоров, технической документации.

Оформление и ведение необходимой документации, решение организационных вопросов, ведение телефонных переговоров с клиентами, «холодные» звонки, консультирование и предоставление клиентам информации об условиях продаж и ассортименте продукции компании, прием и обработка заказов, ведение архива документов, ведение и расширение клиентской базы как клиентов, так и поставщиков, деловая переписка.